出纳如何用说话技巧化解尴尬、建立信任？-查作网

一个好的出纳,说话要像“算盘珠子”一样，清晰、准确、有条理，同时又要像“润滑剂”一样，周到、得体、有温度。

出纳如何用说话技巧化解尴尬、建立信任？-图1

以下是出纳说话技巧的详细指南,分为核心原则、场景应用、禁忌雷区和进阶修炼四个部分。

核心原则：建立专业、可靠、高效的形象

无论在什么场合,都要遵循这四个基本原则：

准确无误
- 内容准确：报数字、说金额、念账号，一个字都不能错，这是出纳的生命线，不确定时，一定要先确认再开口。
- 表述清晰：避免使用含糊不清的词语，如“大概”、“可能”、“差不多”，要说“精确到分”、“经核对无误”。
言简意赅
- 直奔主题：无论是请示领导还是沟通同事，先说结论，再说过程。“王总，关于您昨天要申请的10万元备用金，已经按照流程走完审批，现在可以安排支付了。”
- 逻辑清晰：说明事情时，按照“背景-事项-的结构来，让人一听就明白。
专业严谨
- 使用专业术语：在日常沟通中，使用“备用金”、“报销流程”、“付款申请”、“银行对账”等专业词汇，体现你的专业性。
- 遵守流程：说话要体现出对财务制度的尊重。“抱歉，根据公司规定，这笔款项需要附上合同原件才能支付。”
耐心周到
- 换位思考：报销的同事可能很忙，付款的客户可能很急，理解对方的处境，但也要坚守原则。
- 主动服务：在解释规定时，不要只说“不行”，而要说“要这样做才行”，并提供解决方案。

这是最频繁的沟通,目标是高效、清晰、减少误解。

同事来报销
- 错误示范：“你这发票不对。”（生硬，容易引发对抗）
- 正确话术：
  - （发现问题时）：“张姐，您好，您这张餐饮发票的抬头是‘XX餐厅’，但咱们公司要求的是‘公司全称’，您看方便下次注意一下吗？或者您手头有其他发票可以替换吗？我先帮您把其他票据处理了。”
  - （主动提醒时）：“李哥，提醒您一下，下个月报销记得把差旅申请单附上哦，这样流程会更快。”
  - （处理完毕时）：“王哥，您的报销单已经审核通过，预计3个工作日内会打到您工资卡上，请留意查收。”
同事来借款
- 错误示范：“这个流程还没批下来，等着吧。”（不耐烦）
- 正确话术：
  - （申请不全时）：“您好，我看到您的借款申请已经提交了，但系统里好像还缺少部门经理的电子审批，您可以去提醒一下他，审批通过后我这边马上就处理。”
  - （解释流程时）：“根据公司规定，备用金借款需要提前3天申请，因为要预留时间走审批流程，这次下次可以早点准备哦。”

目标是尊重、汇报清晰、主动提供方案。

请示付款
- 错误示范：“老板，有个供应商要钱，付不付？”（信息不全，把问题抛给领导）
- 正确话术：
  - （标准汇报）：“李总，您好，关于XX公司的一笔货款，金额5万元，合同号XXX，发票已收到，所有审批流程也已走完，您看现在是否可以安排支付？”
  - （特殊情况）：“王总，刚收到A公司的紧急付款通知，要求今天下午5点前到账，否则会影响我们的项目进度，我这边已经核对了合同和发票，都齐全，您看是否可以特批我先支付，事后补签流程？”
汇报工作
- 错误示范：“这个月钱有点花超了。”（过于笼统）
- 正确话术：
  - （结构化汇报）：“领导，跟您汇报一下本月的资金情况，本月总支出XX元，其中日常运营占XX%，市场推广占XX%，超支部分主要是因为XX项目增加了预算，目前账面余额XX元，可以覆盖下个月的正常开支。”

目标是礼貌、专业、安全。

去银行办理业务
- 错误示范：“快点啊，我赶时间。”（不耐烦，不专业）
- 正确话术：
  - （办理业务时）：“您好，我想办理对公转账业务，这是我们的支票/网银U盾，这是对方的收款信息，请您核对一下，谢谢！”
  - （咨询问题时）：“您好，我想咨询一下，我们公司对公账户如何办理电子回单业务？需要带什么材料？”
与供应商核对账目
- 错误示范：“你们是不是算错了？我们付的钱不对。”（直接指责）
- 正确话术：
  - （核对时）：“您好，我是XX公司的出纳小张，我们这边对了一下账，发现上个月有一笔货款，我们这边记录是支付了XX元，但贵司的对账单上显示还有XX元未结清，麻烦您帮忙核对一下是哪笔款项，是不是我们这边信息有遗漏？”

出纳的说话技巧，本质上是在“原则”和“人情”之间找到最佳平衡点。 既要坚守财务制度的“铁面”，也要展现服务协作的“柔情”，当你能用清晰、专业、友善的语言处理好每一笔资金的“来龙去脉”时，你就不仅仅是一个出纳，更是公司信赖的“资金管家”和高效的“沟通桥梁”。